Memo toelichting proces aanbesteding nieuwe accountant

MEMO Onderwerp : Memo proces aanbesteding accountant Datum : 04 september 2026 Van : Secretaris auditcommissie Aan : Auditcommissie Inleiding De gemeenteraad wijst op grond van de Gemeentewet een accountant aan (artikel 213 lid 2). Deze accountant is belast met de controle op de jaarrekening, het verstrekken van accountantsverklaringen bij de jaarrekening en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De accountant is voor de raad een belangrijke externe partner bij de controlerende functie van de raad. Daarnaast is de accountant voor de auditcommissie een belangrijke partner om mee te praten als het gaat over inrichting van de financiële organisatie en de uitvoering van de gemeentelijke begroting. De aanwijzing van de accountant is daarom een belangrijk moment voor de raad. Op grond van de Verordening auditcommissie, bereidt de auditcommissie namens de raad de aanwijzing van de gemeentelijke accountant voor. Bij deze voorbereiding wordt de auditcommissie ondersteund door de ambtelijke organisatie en de griffie. In dit memo krijgt de auditcommissie meer inzicht in de voorgestelde procedure om dit aanbestedingstraject vorm te geven. Daarnaast wordt de auditcommissie gevraagd om akkoord te geven op het hieronder beschreven procesvoorstel. Waarom nu een aanbesteding? De auditcommissie wordt nu al geïnformeerd over het aanstaande aanbestedingstraject, omdat het contract met de huidige accountant Baker Tilly afloopt op medio 2028. Dit contract is al een keer verlengd en is daarmee tot zijn maximale duur gekomen. Een optie tot nogmaals verlengen bestaat dus niet meer. Dat betekent dat medio 2028 een nieuw contract met een accountant moet starten. Baker Tilly kan in het aanbestedingstraject zich gewoon weer inschrijven als zij daar interesse in hebben. Medio 2028 lijkt ver weg, maar een aanbestedingsprocedure kost tijd om te doorlopen. Daarnaast heeft de nieuwe accountant ook tijd nodig om hun werkzaamheden in te richten op een manier die past bij de organisatie van de gemeente Deventer. Daarom is het voorstel vanuit de ambtelijke organisatie en griffie om dit najaar de (voorbereidingen op) de aanbesteding te starten. Overzicht stappen in een aanbesteding: Het proces om te komen tot een nieuwe accountant bestaat grofweg uit drie fases: 1. Voorbereiding (marktconsultatie en opstellen bestek) 2. Aanbesteding 3. Implementatie door nieuwe accountant In het volgende gedeelte sta ik stil bij iedere fase en wat daarin precies wordt gedaan. 1. Voorbereiding (marktconsultatie en definitief maken bestek) De eerste fase is de voorbereiding van de aanbesteding. Het voorstel is om eerst een marktconsultatie uit te voeren, waarbij vanuit het team concerncontrol en de griffie gesprekken worden gevoerd met marktpartijen aan de hand van concept-bestekken. In deze concept-bestekken wordt beschreven wat de wensen en eisen van de gemeente voor het nieuwe contract met een accountant zijn. Deze gesprekken hebben twee doelen. Het eerste doel is het achterhalen van de marktsituatie. Dat gaat dan over vragen MEMO als hoeveel marktpartijen zijn geïnteresseerd in zo'n opdracht en wat zijn aspecten waarom ze wel/niet zouden reageren? Uiteindelijk moet de marktconsultatie meer inzicht geven in de vraag wat een opdracht aantrekkelijk of juist bezwaarlijk maakt voor marktpartijen. Het tweede doel volgt uit het eerste: als duidelijk is wat het bestek wel en niet aantrekkelijk maakt voor marktpartijen, kan het concept-bestek nog worden aangescherpt op die punten. Wanneer deze marktconsultatie heeft plaatsgevonden, krijgt de auditcommissie het concept-bestek in te zien en kunnen ze het bespreken. Als de auditcommissie deze heeft besproken, wordt een raadsvoorstel voorbereid zodat de raad het definitieve bestek kan vaststellen. Nadat de raad hierover positief heeft besloten, kan de aanbesteding worden gestart aan de hand van deze documenten. Belangrijk in deze fase is dat alle aspecten die de raad van belang vindt, meegenomen moeten worden in het definitieve bestek. Het bestek vormt namelijk de basis waarop de gemeente uiteindelijk onderbouwd een keuze moet maken voor een bepaalde accountant. Deze fase vergt dus bijzondere aandacht van de auditcommissie en de gemeentelijke organisatie. Voor deze fase wordt een projectgroep samengesteld, die bestaat uit de concerncontrollers, een afgevaardigde van de griffies, financieel specialisten van de verschillende gemeenten en een adviseur Inkoop vanuit DOWR Inkoop. 2. De daadwerkelijke aanbesteding Het definitieve bestek wordt online gepubliceerd, zodat marktpartijen hierop kunnen reageren. Een marktpartij baseert zijn reactie op alle stukken die als bijlagen hierin worden gepubliceerd. Als een partij zich inschrijft, kunnen ze gebruik maken van één of meer vragenrondes om de opdracht duidelijk te krijgen. Daarnaast is er de mogelijkheid om de inschrijvende partijen te vragen om een presentatie te geven over hun offerte-aanbod. Uiteindelijk leidt deze fase tot een voornemen tot gunning, waartegen andere marktpartijen die hebben gereageerd op de aanbesteding bezwaar en beroep kunnen indienen. Voor deze fase moet een beoordelingscommissie worden aangesteld, die namens de gemeenten de inschrijvingen van de marktpartijen beoordeelt. Deze beoordelingscommissie kan de marktpartijen vragen om een presentatie over hun inschrijving te geven, om zo meer een beeld te krijgen van de marktpartij. Het voorstel is om in deze beoordelingscommissie leden van de auditcommissie plaats te laten nemen, naast de secretaris auditcommissie en de concerncontroller. Als de beoordelingscommissie een keuze heeft gemaakt voor een accountant, wordt een voornemen tot gunning gepubliceerd. Wanneer dit voornemen tot gunning onherroepelijk is geworden, wat betekent dat tegen het voornemen geen bezwaar en beroep meer mogelijk is, besluit de raad op dit voornemen tot gunning via een raadsbesluit. Daarmee kan het college een contract aangaan met de nieuwe accountant en is de aanbesteding voor de raad afgerond. 3. Implementatie door nieuwe accountant Deze laatste fase kent verder geen taken voor de raad, maar betreft vooral voorbereidingstijd voor de nieuwe accountant om uiteindelijk het werk uit te voeren. Daar dient ook rekening mee gehouden te worden in de planning voor de aanbesteding. Het streven is om in september 2027 een nieuwe accountant in zicht te hebben, zodat die de tussentijdse controles in begin 2028 mee kan nemen in zijn controlewerkzaamheden. Wie is betrokken bij de aanbesteding? MEMO Bij deze aanbesteding zijn een aantal partijen betrokken binnen de gemeente. Het gaat in ieder geval om de volgende afdelingen/teams: 1. De raad. Zij is opdrachtgever in dit gehele proces en beslist over het definitieve bestek en de aanwijzing van de nieuwe accountant. 2. De auditcommissie. Namens en voor de raad is zij degene die de aanwijzing van de nieuwe accountant voorbereidt, samen met de ambtelijke organisatie. 3. De griffie. Vanuit haar rol als adviseur en ondersteuner van de raad is ook de griffie betrokken bij het aanbestedingstraject. 4. Afdeling concerncontrol. Zij hebben namelijk regulier contact met de accountant en kennen de accountantskantoren. 5. Team DOWR Inkoop. Vanuit dit team helpt een adviseur Inkoop mee om te adviseren over de verschillende stappen in de aanbesteding. In het huidige contract met de accountant zit een samenwerking met de gemeenten Olst-Wijhe en Raalte. Deze samenwerking is niet verplicht, maar individueel een contract aangaan met een accountant is ook niet vrijblijvend. Dit heeft te maken met het feit dat een aantal bedrijfsprocessen waar de accountant controles op moet uitvoeren, zijn ondergebracht in DOWR-verband. Dat betekent dat de drie gemeentes op die gebieden met elkaar samenwerken. Een gezamenlijk contract biedt dus efficiency-voordelen voor de drie gemeenten op deze controles. Tenslotte is het goed om te weten dat in het huidige contract sprake is van 'dubbel opdrachtgeverschap' vanuit de gemeente. Enerzijds gaat het om de raad die in het contract de opdracht geeft aan de accountant voor de controle op de jaarrekening. Anderzijds gaat het om het college dat in het contract de opdracht geeft voor de verbijzonderde interne controles (zogenaamde VIC's) die de accountant uitvoert. Globale planning: Om ervoor te zorgen dat de nieuwe accountant goed voorbereid zijn werkzaamheden kan uitvoeren voor het boekjaar 2028, is de wens om in Q4 2027 helder te hebben welke partij de nieuwe accountant wordt. Om dit streven te halen en marge in te bouwen voor eventuele vertragingen, is het voorstel om in Q4 2026 te starten met het aanbestedingstraject. De ervaring leert dat een aanbesteding ongeveer 7 tot 9 maanden in beslag neemt, van voorbereiding tot uiteindelijke gunning. Vraag aan auditcommissie: - Kan de auditcommissie instemmen met het procesvoorstel zoals hierboven beschreven staat?