Raadsvoorstel Meerjarenbeleidsplan GR HCL 2028-2031

Raadsvoorstel Onderwerp: Meerjarenbeleidsplan 2028-2031 GR Historisch Centrum Limburg en Meerjarenbegroting HCL 2028-2031 Raadsvergadering: 17 september 2026 Zaaknummer: 857291 Documentnummer: 857430 Programma / Kader: Informatisering Portefeuillehouder: J.M.L. Niederer Aan de Gemeenteraad Titel Raadsvoorstel Meerjarenbeleidsplan 2028-2031 GR Historisch Centrum Limburg en Meerjarenbegroting HCL 2028-2031 De gemeenteraad besluit: 1. Kennis te nemen van het Meerjarenbeleidsplan 2028-2031 van de GR Historisch Centrum Limburg (HCL) en de Meerjarenbegroting HCL 2028-2031. 2. In te stemmen met het Meerjarenbeleidsplan 2028-2031 van de GR HCLen de Meerjarenbegroting HCL 2028-2031 . 3. Ter zake van het Meerjarenbeleidsplan 2028-2031 GR HCL en de Meerjarenbegroting HCL 2028-2031 geen zienswijze in te dienen. Beslissing gemeenteraad d.d. 17 september 2026 Communicatie: Brief aan GR HCL over het raadsbesluit. Argumenten Voor: 1. Verdere versterking van de GR HCL als regionale kennispartner op het gebied van duurzaam en digitaal archiefbeheer verzekert de vakkundige ondersteuning, advisering en toezicht door de GR HCL over de digitale archivering door de gemeente, bijvoorbeeld de professionele begeleiding bij de verplichte aansluiting op een e-depot. 2. Verdere professionalisering van de GR HCL om ook op de langere termijn in staat te zijn de wettelijke taken die uit de Archiefwet voortvloeien kwalitatief goed uit te voeren, welke ten dienste komen bij de professionele ondersteuning van de archivering van de Geme gemeente. Risico/Kanttekeningen: 1. De gemeente blijft voor expertise, advisering en het toezicht op de archivering afhankelijk van de capaciteit en kwaliteit van de dienstverlening van de GR HCL. 2. Door het steunen van de koers legt de gemeente zich meerjarig vast aan de strategische keuzes gemaakt door de GR HCL. 1 van 5 Vervolg-blad raadsvoorstel Relevante bijlagen: 1. Meerjarenbeleidsplan 2028-2031 van de GR HCL 2. Meerjarenbegroting HCL 2028-2031 2 van 5 Vervolg-blad raadsvoorstel Raadsvoorstel Onderwerp: Meerjarenbeleidsplan 2028-2031 GR Historisch Centrum Limburg en Meerjarenbegroting HCL 2018-2031. Raadsvergadering: 17 september 2026 1. Aanleiding/ probleem In de Besluitvormende raadsvergadering van 13 maart 2025 heeft uw raad besloten in te stemmen met het voorstel om toe te treden tot de GR HCL. Met ingang van 1 januari 2026 is Meerssen als partner toegetreden tot de GR HCL. De GR HCL ondersteunt op duurzame en vakkundige wijze de gemeente bij analoog en digitaal archiefbeheer. De GR HCL ziet ook toe op uitvoering door de gemeente van de wettelijke taken die uit de Archiefwet voortvloeien. Het Meerjarenbeleidsplan beschrijft de strategische koers van de GR HCL voor de periode 2028-2031 om ook in de toekomst zich te kunnen richten op zijn wettelijke kerntaak: het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk maken van overheidsarchieven en andere blijvend te bewaren informatie. Tegelijkertijd speelt HCL in op de ontwikkelingen zoals verdere digitalisering, de modernisering van de Archiefwet en de behoefte aan deskundige ondersteuning op het gebied informatiebeheer. Het Meerjarenbeleidsplan is opgesteld op basis van de eerder door het algemeen bestuur van de GR HCL vastgestelde strategische contouren. Bij de verdere uitwerking is actief de dialoog gezocht met betrokkenen binnen en buiten HCL. Op grond van artikel 22 van de Gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg kan het algemeen bestuur het Meerjarenbeleidsplan pas definitief vaststellen nadat de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van het Waterschap Limburg in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk een zienswijze naar voren te brengen. Toelichting op het ontstaan van het tussenjaar 2027 en nieuwe beleidsperiode 2028- 2031: Per 1 januari 2026 zijn 11 gemeenten en het Waterschap Limburg toegetreden tot de GR HCL. In het kader daarvan is vorig jaar de voorbereiding van een nieuw meerjarenbeleidsplan bewust uitgesteld zodat ook de nieuwe deelnemers konden participeren in de totstandkoming van het nieuwe beleidskader. Deze ligt nu bij alle deelnemers ter zienswijze voor. Op grond van artikel 28, zesde lid, van de GR HCL dient een nieuw meerjarenbeleidsplan, inclusief de bijbehorende meerjarenbegroting, ten minste 13 maanden vóór de ingangsdatum aan de deelnemers te worden aangeboden. Hierdoor kunnen het meerjarenbeleidsplan en de meerjarenbegroting niet eerder dan per 1 januari 2028 in werking treden. Hierdoor ontstaat in 2027 een tussenjaar. Om deze periode te overbruggen wordt voorgesteld om in 2027 reeds aan te sluiten bij de beleidsuitgangspunten van het Meerjarenbeleidsplan 2028-2031. Hiermee wordt geborgd dat ook in het tussenjaar sprake is van een duidelijke strategische koers. Deze koers is in lijn met het Meerjarenbeleidsplan 2028-2031en wordt gedragen door alle deelnemers. 3 van 5 Vervolg-blad raadsvoorstel De inhoudelijke en financiële consequenties van dit tussenjaar zijn reeds verwerkt in de Ont- werpbegroting 2027 van het HCL en de daarbij behorende meerjarenraming. Deze anticipeert daarmee op de in het Meerjarenbeleidsplan 2028-2031 opgenomen beleidsuitgangspunten. De raad heeft hiermee op 25 juni 2026 ingestemd. Ook de raden van de andere deelnemers in de GR HCL alsmede het algemeen bestuur van het Waterschap Limburg hebben met de Ontwerp-begroting 2027 HCL ingestemd. Het algemeen bestuur van het HCL heeft daarop de begroting 2027, inclusief de bijbehorende meerjarenraming 2028- 2030, op 9 juli 2026 vastgesteld. De vastgestelde meerjarenraming 2028-2030 is integraal als meerjarenbegroting 2028-2030 overgenomen in het ter zienswijze voorliggende Meerjarenbeleidsplan 2028-2031. Voor 2031 geldt dat dat de opgenomen begroting nagenoeg een extrapolatie is van de begroting 2030, uitgaande van een CPI-indexatie van 2%. 2. Doel van het voorstel Aan uw Raad wordt voorgesteld in te stemmen met het Meerjarenbeleidsplan 2028-2031 van de GR Historisch Centrum Limburg (HCL) en de Meerjarenbegroting HCL 2028-2031 zonder hierop een zienswijze in te dienen. 3. Relatie tot andere beleidsstukken Raadsbesluit van 13 maart 2025 inzake toetreding tot de GR HCL. 4. Duurzaamheid Met dit meerjarenbeleid legt de GR HCL de strategische uitgangspunten vast die richting geven aan de verdere ontwikkeling van haar organisatie en die de basis vormen voor de komende jaarplannen en begrotingen. De komende jaren blijft de GR HCL zich richten op zijn wettelijke kerntaak: het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk maken van overheidsarchieven en andere blijvend te bewaren informatie. Tegelijkertijd speelt de GR HCL in op ontwikkelingen zoals de verdere digitalisering van de overheid, de modernisering van de Archiefwet en de toenemende behoefte aan deskundige ondersteuning aan de partners van de GR HCL op het gebied van informatiebeheer. 5. Communicatie/ Burgerparticipatie/ Burgerkracht/ Inclusie Uw besluit wordt door middel van een brief aan de GR HCL bekend gemaakt. 6. Financiën De bijdrage van Meerssen in de kosten, van de kosten van de GR HCL worden afgedekt uit het structureel beschikbare budget ad €85.000, dat door uw raad is vastgesteld bij toetreding 4 van 5 Vervolg-blad raadsvoorstel tot de GR HCL. De inhoud van dit Meerjarenbeleidsplan geeft geen aanleiding te veronderstellen dat de bijdrage hierdoor moet worden verhoogd. 7. Evaluatie N.v.t. Meerssen, 17 september 2026 Burgemeester en Wethouders van Meerssen 5 van 5